Documentación imprescindible en toda empresa

Papeleo

La organización de archivos es un paso básico para el buen funcionamiento de una oficina, independientemente de su tamaño y funciones.

Sin embargo, no suele ser una tarea sencilla, entre otras cosas porque los criterios para saber qué documentos deben guardarse no siempre son claros, por lo que se tiende a acumular papeles innecesarios, que no hacen más que obstruir el acceso a los verdaderamente útiles.

En realidad, los documentos que verdaderamente debes tener en tu oficina podrían organizarse en tres grandes archivos:

1. Contratos

En este rubro entran todos los contratos realizados por o para la empresa:

  • Contratos de los empleados
  • Contratos con proveedores o clientes
  • Alquiler del local del negocio y/o oficina
  • Suministros: luz, agua, teléfonos e Internet
  • Contratos bancarios

Son documentos legales de referencia que pueden ser útiles en cualquier momento, para aclarar dudas, resolver posibles conflictos o gestionar trámites.

2. Documentos fiscales

Es decir, todos los documentos que den cuenta de nuestras transacciones económicas:

  • Albaranes y facturas
  • Los modelos de hacienda que demuestran el registro del inicio de la actividad en la Agencia Tributaria, que son el modelo 036 o el 037
  • Los documentos de alta en la Seguridad Social
  • Libros contables
  • Cuentas anuales

Estos documentos pueden ayudar a resolver controversias con clientes, además existe la obligación legal de conservar estos documentos por las siguientes razones:

  • Hacienda establece que los documentos asociados al IVA deben guardarse por cuatro años, y los asociados al IRPF, por cinco.
  • El Código de Comercio obliga a resguardarlos por un mínimo de seis años.

Es recomendable conservar los documentos fiscales en un lugar accesible y por un tiempo prologado.

3. Escrituras

Se encuentran en este rubro:

  • Escrituras sociales
  • Estatutos
  • Modificaciones estatutarias
  • Libros de actas
  • Toda la documentación relacionada con los socios

Estos documentos constituyen los papeles de identidad de tu compañía, por lo que pueden ser de utilidad para realizar cualquier trámite o negocio.

4. Otros archivos

Una vez que los anteriores documentos estén debidamente resguardados, puedes hacer una revisión de los papales restantes en tu oficina. Algunos de ellos tendrán una fecha de expiración clara, como la correspondencia, los proyectos y los presupuestos, por lo que puedes guardarlos en un archivo temporal y deshacerte de ellos una vez vencido el plazo.

Otros, como los textos informativos, pueden requerir un archivo particular, destinado únicamente a los documentos de consulta.

Por último, recuerda que tener una versión digital de todos tus documentos importantes te permitirá despejar tu escritorio además de tener un resguardo seguro y accesible para la consulta.

 

¡Nos vemos en proximas entradas!

Publicado en Buenas practicas, Opinión, Vivencias

Citas imprescindibles 148

john

«La realidad suprema de nuestro planeta, es su vulnerabilidad.»

 

John F. Kennedy 1917 – 1963

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Cómo hacer una presentación sobre uno mismo

Presentacion

Escribir sobre uno mismo puede resultar complicado, podemos bloquearnos y no saber qué decir o simplemente sentir vergüenza por centrar el tema en nosotros. Preparar una presentación sobre uno mismo es esencial para conseguir trabajo o presentar proyectos personales. Somos quienes mejor nos conocemos solo tenemos que saber qué aspectos comunicar, cuál destacar y cuáles omitir. ¡Vamos a repasar cómo preparar una presentación personal!

La presentación personal

La presentación personal tiene como objetivo vendernos a nosotros mismos como si fuéramos una empresa o un producto. Es clave destacar las mejores cualidades que tenemos y transmitirlas de manera efectiva. Responder a la pregunta ¿quiénes somos? ¿a qué nos dedicamos? o ¿qué nos gusta? puede ser bastante complicado si no sabemos cómo abordar el tema.

En primer lugar tenemos que ser conscientes de la importancia de la presentación, tiene una finalidad y por ello debemos tratarla de manera profesional. Es recomendable estructurar el contenido y ordenar las ideas para transmitir el mensaje de manera clara y concisa.

La primera impresión siempre es la que perdura, por eso, nuestra primera impresión debe ser memorable, atractiva y profesional. Con una presentación de calidad conseguiremos explicar eficazmente quiénes somos.

Claves para realizar una presentación personal

Cada persona tiene mucho que decir de uno mismo, pero tenemos que ser breves. Las presentaciones personales se caracterizan por ser cortas y concisas. Puedes seguir los consejos de este artículo a la hora de estructurar una presentación en pocos minutos: «Cómo hacer una presentación breve»

  • Identificar el público del mensaje. ¿Necesitamos la presentación personal para una entrevista de trabajo? ¿Optamos a una beca? ¿Es para conseguir inversores? Dependiendo del público al que nos dirijamos tendremos que adecuar el mensaje. Los datos que diremos de nosotros tendrán que estar relacionados con la finalidad del discurso que realicemos. Se recomienda ponernos en la situación del receptor y pensar ¿este dato es relevante? si la respuesta es no, mejor no incluirlo.
  • Datos personales. Toda presentación personal contendrá datos de caracter personal, ¿por qué no identificarnos diciendo nuestro nombre, datos de contacto y lugar de residencia de manera original? Podemos captar la atención del público con datos básicos como estos.
  • Características personales. Cada persona somos de una manera, tenemos rasgos que nos caracterizan y pueden ser virtudes. Si somos creativos, proactivos o buen compañero puede quedar plasmado en la presentación personal.
  • Metas y logros. ¿Qué hemos conseguido y qué queremos conseguir? Es beneficioso incluir en la presentación lo que hacemos y cómo añadimos valor a nuestro trabajo.
  • Diferenciación. La presentación tiene que ser un elemento diferenciador de otros candidatos. Podemos usar plantillas de presentaciones originales que transmitan el mensaje de manera atractiva y profesional.

Además de estas características propias de la presentación personal tenemos que tener en cuenta cuáles son las partes de una presentación: introducción, desarrollo y conclusión. Así como los consejos para preparar una presentación exitosa.

Ahora que ya tienes conocimientos previos de cómo hacer una presentación personal y cuáles son las claves para diferenciarnos de la competencia, crea una plantilla (o descargala) y comienza tu presentación personal.

 

¡Nos vemos en proximas entradas!

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5 Sencillos consejos para el dia a dia

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«Haz las paces con tu pasado o puede destruir tu presente.

Lo que otras personas piensen de ti no es tu problema.

El tiempo sana cualquier cosa.

No midas tus progresos con las reglas de otras personas.

El unico responsable de tu felicidad, eres tu.»

 

Anonimos.

Publicado en Buenas practicas, Opinión, Vivencias
Sobre el autor:

Antonio María Fernández de Puelles de Torres-Solanot

– Trabajador Social

– Empresario

– Máster en Dirección de Comercio Intenacional

– Máster en Business Intelligence, Big Data, Professional Qualification in Management & Leadership

– Certificación Oficial CMMI

– Certificación Oficial en ITIL V3

– Master en Redes CCNA de Cisco

– Ingeniero en Informática de Gestión

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